Après de longues recherches, l'entreprise de mines de charbon sud
africaine Eyesizwe (actuellement sous Exxaro), a finalement opté pour le
système de médecine du travail et de sécurité (M-OH&S) proposé par Mitrais.
Les deux structures médicales servant les quatre mines de charbon de
Eyesizwe sont dorénavant conformes à la réglementation sud africaine en
vigueur pour la sécurité, la santé, l’environnement du travail et la qualité
(SHEQ) des entreprises.
Travaillant en étroite collaboration avec Eyesizwe, Mitrais a ajouté des
modules industriels au système de gestion des informations hospitalières de
Mitrais (M-HIS), ce qui optimalise plus encore les capacités déjà démontrées
par Mitrais en matière de médecine du travail et d’hygiène de l’environnement.
M-OH&S a été intégré au système ERP déjà en place de Eyesizwe de manière à
optimaliser l’efficacité et améliorer le partage des connaissances.
Après quelques mois d’utilisation Eyesizwe était ravi de signaler des
améliorations significatives au niveau des prestations de services médicaux, de
l'efficacité du personnel et des réductions de frais divers de bureau.
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Divers articles de loi, décrets et protocoles ayant trait au SHEQ (sécurité,
santé, environnement du travail et qualité) devaient être respectés, y compris
la loi sud-africaine, extrêmement stricte, sur l’indemnisation des accidents et
maladies du travail, établie à partir des normes de l’Organisation
Internationale du Travail. La direction de Eyesizwe se devait de respecter
pleinement ces obligations; or les systèmes existants ne leur permettaient pas
de le faire.
La gestion des processus médicaux était distincte de celles des processus
commerciaux de soutien. Les systèmes principaux n’étaient pas intégrés et les
preneurs de décision et prestataires de services médicaux n'avaient pas accès
aux données en temps réel.
Cela conduisit pour Eyesizwe à des risques inutiles de demandes croissantes
d'indemnisation et de pénalités pour omission devant la loi de certaines étapes
importantes des rapports medicaux ou lorsque qu’une parfaite conformité aux
procédures légales ne peut être démontrée. De plus, il existait un risque de
manipulation frauduleuse inhérent aux procédures existantes de pré-contrat avec
les employés et autres parties contractuelles, lesquelles procédures pouvaient
conduire à l'embauche de personnel inapproprié. Haut de page
Offrir un système permettant à Eyesizwe de se conformer pleinement à la
législation et aux règlements SHEQ de l'Afrique du Sud en fournissant au
personnel médical et au personnel affecté à la gestion des ressources humaines
des informations en temps réel dans toutes les structures médicales et processus
commerciaux afin de pouvoir suivre de manière précise, gérer et soutenir les
employés et patients à travers les diverses procédures standard de l'embauche,
les soins de santé liés aux accidents ou toute autre procédure d’indemnisation
ou de pénalisation. Haut de page
Le système Mitrais M-HIS est actuellement opérationnel pour la gestion des
soins de santé primaires dans le cadre d’hôpitaux industriels et de cliniques.
Il constitue la plate-forme à partir de laquelle ont été développées les
nouvelles procédures applicables à la médecine du travail et l’’hygiène.
Le nouveau module M-OH&S saisit toutes les données relatives au traitement
médical d’un travailleur blessé en temps réel et en corrélation avec
l'information administrative; il fournit les rapports afférents dans les plus
brefs délais de même qu’un enregistrement vérifiable des événements et données;
ceçi assure une pleine conformité avec la loi COID et garantit aux patients
hospitalisés ou en cours de rétablissement des traitements de la plus haute
qualité médicale.
La solution M-OH&S permet à Eyesizwe d'offrir le plus haut degré de bien-être
physique et mental aux travailleurs de toutes spécialités en évitant les départs
dus à des problèmes de santé, en contrôlant les risques et adaptant le travail
aux employés et vice versa. Le système M-OH&S, intégré au système des ressources
humaines d’Eyesizwe, couvre l’ensemble de la période de l’emploi, depuis les
examens de santé pré-embauche pour les employés et prestataires contractuels,
les examens médicaux de routine liés aux risques d'exposition professionnelle de
l’individu, les soins primaires de santé en cas de maladie ou de blessure des
travailleurs, des prestataires contractuels et personnes à charge ainsi que les
contrôles médicaux en fin de contrat.
M-OH&S vise à améliorer le bilan médical de l’entreprise en fournissant au
personnel médical des outils adaptés au traitement des risques professionnels
(OREP) tels qu’ils existent à la date prévue de l'examen médical, en surveillant
les indicateurs de santé sur la durée longue et en envoyant des rappels
réguliers de suivi si les observations dépassent les seuils acceptables.
M-OH & S aide également directement les responsables en envoyant des e-mails
automatiques : pour alerter les contremaîtres lorsque l'un de leurs employés est
en congé de maladie, ou pour alerter la direction de production de l’existence
de risques de santé pour les employés ou prestataires contractuels.
M-OH&S est également utilisé pour gérer les inventaires des produits
pharmaceutiques et médicaux et minimiser ainsi les pertes et les péremptions
de stock. Les dépenses médicales sont l’objet d’un suivi permettant l’
enregistrement efficace des coûts attribuables aux différents départements et,
le cas échéant, le recouvrement des dépenses du régime d'aide médicale, la
facturation à des prestataires contractuels ou l'enregistrement des retenues
éffectuées sur la paie du personnel. Haut de page
Le systeme mis en place par Mitrais permet à Eyesizwe d’opérer en conformité
avec les impératifs du SHEQ, tout en voyant se réduire le risque de coûts
financiers pour cause de sanctions ou de demandes d'indemnisations injustifiées.
Les possibilités de fraude sont réduites considérablement par le contrôle
financier et l’environnement en temps réel et sans papier de M-OH&S.
Là où auparavant il aurait fallu plusieurs jours pour que le personnel de la
clinique compile les informations requises pour classer une demande
d’indemnisation, la tâche peut maintenant être complétée en moins d'une heure.
Cette efficacité assure la bonne gestion des rapports et demandes
d’indemnisation dans les délais fixés par la loi et permet aux membres du
personnel de reprendre leur « véritables » activités.
Des économies directes sont aussi obtenues par l'amélioration du contrôle des
stocks et une meilleure allocation et/ou recouvrement des coûts.
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